Aufgabe

Die Aufgabe war somit klar! Die Kaufmannbau GmbH beauftragte uns, um diese Herausforderungen zu lösen. Die Ziele waren:

• Gewinnung von planbaren und konstanten hochwertigen Neukunden
• Einführung von Prozessen zur Verschlankung der Bearbeitungszeit und des Aufwands
• Vergabe von Verantwortlichkeiten, die den Geschäftsführer Peter Kaufmann entlasten

“Mit Steffen und Max konnten wir nicht nur eine super Webseite realisieren, sondern auch einen über 200-prozentigen Anstieg an hoch qualifizierten Kunden verzeichnen. Durch mehr und mehr digitale Prozesse haben wir auch die Auftragsbearbeitung effizienter gestalten können, was zu erheblicher Zeitersparnis geführt hat! Ich empfehle die Jungs dem Handwerk – wärmstens!”

Peter Kaufmann, Geschäftsführer Kaufmannbau GmbH

Analyse

Digitale Transformation im Handwerk beginnt vor allem bei den Mitarbeitern und diese mit auf die Reise zu nehmen. Anhand von Mitarbeiterinterviews, Fragebögen und Workshops konnten wir gemeinsam mit den Mitarbeitern die wichtigsten Herausforderungen und Schwachstellen aufdecken. Diese waren:

• Geringe Neuanfragen erschweren die Planbarkeit
• Lange Bearbeitungszeiten der ankommenden Anfragen drücken die Kundenzufriedenheit
• Unklare Verantwortlichkeiten bei den Mitarbeitern sorgen für Verwirrung und Ineffizienz in Arbeitsabläufen
• Fokus auf falsche Zielgruppen bedeutet Umsatzverlust
• Nicht vorhandene Prozessstruktur erschwert Umsetzung

Strategie

Die anschließende Strategie legte mit der Definition des Wunschkundens, internen Idealprozessen und Unternehmenszielen den Grundstein für die Überwindung der Herausforderungen. Der Fokus lag auf:

• Erstellung der digitalen Basis (Webseite, digitale Kanäle etc.)
• Umstellung auf digitale Neukundengewinnung mit Fokus auf qualitativen Wunschkunden
• Vereinfachung und Einführung neuer Prozesse inkl. Projektmanagement-Tools
• Schulung & Coaching der Mitarbeiter sowie des Geschäftsführers
• Kontinuierliche Anpassung und Optimierung dieses Zyklus

Umsetzung

Im Rahmen der Umsetzung wurden die Vertriebsaktivitäten auf digitale Prozesse umgestellt. Dazu wurde ein digitaler Auftritt in Form einer neuen Webseite mit Neukundenkonfigurator sowie digitale Werbeanzeigen und Newsletter-Marketing umgesetzt. Die Zahl der hochqualifizierten Anfragen konnte somit um 150 % in den ersten 12 Monaten gesteigert werden.

Die internen Mitarbeiterkapazitäten wurden durch die Einführung eines Prozess- und Projektmanagement-Tools mit der Bestimmung eines internen Projektverantwortlichen neu definiert. Die Bearbeitungszeit der Anfragen konnte um mehr als 75 % reduziert werden, sowie die Provisionszahlungen um 50 % halbiert werden. Um die Mitarbeiter auf dieser Reise mitzunehmen, wurden regelmäßige Schulungen festgesetzt sowie monatliche Abstimmungstermine durchgeführt.

Resultat

Die eingeführten Prozesse, sowie der Umstieg auf digitale Vertriebsaktivitäten bestimmen auch heute nach 5 Jahren über 90 % der eingehenden Neukundenanfragen. Die Prozesse ermöglichen es Peter Kaufmann, sich nahezu aus den Vertriebsaktivitäten herauszuhalten und sich somit mehr auf das Unternehmertum zu fokussieren.

Fazit

Die Zusammenarbeit mit der Kaufmannbau GmbH besteht auch noch nach mehr als 4 Jahren. Wir sind sehr dankbar, Peter Kaufmann nicht nur zu mehr Zeit und Freiraum für sich und seine Familie zu sorgen, sondern das mittelständische Holzbauunternehmen samt Mitarbeitern Schritt für Schritt erfolgreich in die digitale Transformation zu begleiten.